GROUPWARE

Collaborative software (juga disebut sebagai groupware) adalah perangkat lunak komputer yang dirancang untuk membantu orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama agar mencapai tujuannya. Salah satu definisi paling awal tentang "collaborative sofware" adalah definsi yang diberikan oleh Peter dan Trudy Johnson-Lenz sebagai, "proses-proses kelompok secara sengaja ditambah perangkat lunak untuk mendukungnya

Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.

Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan

Groupware dan Tingkatan Kolaborasi

Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi

1. Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IMadalah contohnya.
2. Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
3. Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.

Aplikasi Groupware

Kolaborasi berdasarkan tempat

Groupware dapat menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang berjauhan.

Kolaborasi berdasarkan waktu

Groupware dapat dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum diskusi, share editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut.

Contoh aplikasi groupware terdiri atas:

1    Komunikasi media Komputer           

a. email

b. Instan messangers

c. sms

2.   Konferensi dan komunikasi video     

3.   Meeting dan sistem pendukung keputusan    

a. Argumentation tools

b. Meeting rooms

c. Shared work surfaces

4.   Aplikasi dan artefak Saling berbagi

1. Shared editors

2. Shared Diaries

3. Shared PCs & Shared Windows

Email

Email merupakan groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous (berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.

Mekanisme pengiriman e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail.

Dalam sistem ini pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup. Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya membutuhkan beberapa detik.

Instant Messanger

Instant messenger seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.

Layanan pesan singkat (sms)

Layanan pengiriman pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi face to face.

Konferensi dan Komunikasi video

Untuk berkomunikasi di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim melalui satelit.

Konferensi video bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya kontak mata dengan adanya video tunnel.

Argumentation Tools

Komunikasi ini berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang

Meeting Room

Suatu ruang pertemuan yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata. Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.

Sistem ini beroperasi dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan untuk menulis pada waktu yang bersamaan.

Shared work surfaces

Merupakan suatu sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan layar yang sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.

Shared Editor

Editor ini dapat berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi, dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face (co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara tekstual.

Shared Diary

Ide dari sistem ini adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika ada seseorang ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong

Shared PCs & Windows

Sistem ini difokuskan pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room tetapi tidak terdapat layer besar.

Sistem ini mempunyai dua kegunaan yakni ada :

1. Dokumen yang sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program spreadsheet secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.

2. Untuk technical support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer kita.

Implementasi Synchronous Groupware

1. Feedback and network delays

Suatu pesan ketika dikirimdalam suatu jaringan maka tidak dapat secara langsung diterima oleh komunikan di tempat lain karena ada jeda yang terjadi pada jaringan. Lama waktu yang terjadi sesuai dengan jenis jaringan yang digunakan, bahkan bila terjadi request time out (RTO) kemungkinan besar pesan tidak sampai ke penerima.

2. Architectures for groupware

Terdapat dua alternative arsitektur untuk groupware yakni centralized (client-server architecture) dan replicated dengan beberapa variasi dari kedua bentuk tadi.

3. Feedthrough and network traffic

Telah didiskusikan bahwa feedback bagi user sangat diperlukan untuk mengetahui tindakan yang telah dilakukan. Hal ini sangat penting juga dilakukan adalah mengetahui feedthrough yang merefleksikan tindakan seorang user pada screen user yang lain. Sehingga dapat mengurangi trafik suatu jaringan.

4. Robustness dan Skalability

Robust artinya bahwa server seharusnya dapat mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata lain kerusakan pada klien seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang. Bahkan server tidak boleh menunggu respon dari klien.

Reconfigure artinya bahwa server harus bisa mendeteksi kesalahan yang terjadi dan menkonfigurasi ulang atas keseluruhan sistem. Konfigurasi ulang meliputi set ulang dari struktur data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain tidak ada berikut alasannya.

Resynchronise artinya bahwa server harus bisa mengirimkan informasi yang cukup untuk dikirimkan ke clien yang sedang mengalami recover dari kesalahan.

1 Alan Dix, “Human Computer Interaction”, Prentice Hall Europe, 1993 p. 423

Contoh  Groupware :

o    HORDE

Horde adalah web application framework yang berbasiskan PHP. Banyak aplikasi yang ditawarkan diantaranya Horde IMP email client, groupware (didalamnya terdapat fungsi calendar, notes, tasks, dan file manager), wiki, serta time and task tracking software. Dalam Horde terdapat Horde E-mail Platform yang didalamnya memiliki fitur IMP (e-mail client berbasis web), Ingo (e-mail filter rules manager), dan Sork kumpulan dari empat Horde modules (accounts, forwards, password, dan vacation) dimana keempat modul ini dikolaborasikan menjadi berbagai macam fungsi account management.

o    Simple Groupware 

Software yang satu ini merupakan paket groupware yang ditulis dalam bahasa PHP, menggunakan database MySQL versi 4 ke atas. Simple Groupware berisikan calendar system, e-mail client, inventory system dan lainnya. Simple Groupware memiliki module untuk mengatur calendar, contact, task, project, dan equipment inventories. Sedangkan eksternal data bisa diintegrasikan menggunakan IMAP, RSS, iCal, vCard, CSV, atau XML files. Firefox bookmark bisa didukung pada groupware ini dan datanya bisa diimpor dalam bentuk format file CSV, XML, HTML, RSS, dan iCal

o    Feng Office

Feng Office Community Edition tadinya diberi nama OpenGoo adalah sebuah online office suite software package  yang berlisensi opensource yang dikembangkan oleh komunitas Feng Office dan OpenGoo. Fitur yang dimiliki juga sama dengan  online office suite software package yang lain seperti Google Apps, Microsoft Office Live, Zimbra, dan Zoho. Aplikasi ini bisa didownload dan diinstal di server.

o    SOGO

Software yang berbasis open source ini dulunya bernama Scalable OpenGroupware.org, merupakan collaborative software atau groupware server yang digunakan untuk multiple clients. Software ini kebanyakan ditulis dalam bahasa C, PostgreSQL, dan Apache. SOGo memiliki perbedaan dengan groupware lainnya yang tidak hanya merupakan penggabungan dari berbagai macam aplikasi, namun juga fokus untuk menyediakan platform untuk solusi groupware yang menggunakan protokol standar dan XM yang berbasiskan API. Client yang didukung adalah Kontact dan Novell Evolution melalui GroupDAV.

o    Tine 2.0

Tine 2.0 adalah business software package dengan tipe lisensi open source. Aplikasi ini masuk ke dalam kategori groupware dan Customer Relationship Management (CRM). Aplikasi ini merupakan platform yang independen dan diimplementasikan sebagai Service Oriented Architecture (SOA) yang terdiri dari dua bagian penting yaitu komponen server yang digunakan untuk master data source, ditulis dengan menggunakan PHP, dan menggunakan database SQL sebagai central data storage. Untuk komponen Client yang digunakan sebagai graphical user interface (GUI) yang ditulis dalam Javascript dan dijalankan menggunakan web browser.

o    E-GroupWare

E-GroupWare merupakan salah satu software berbasis open source groupware yang diperuntukkan bagi perusahaan berskala menengah hingga enterprise. Kegunaan utamanya adalah untuk mengatur contacts, appointments, projects, dan to do list. Software ini bisa digunakan melalui native web interface, menggunakan access platform independent, atau menggunakan groupware clients yang didukung antara lain Kontact, Novell Evolution, Microsoft Outlook, selain itu juga digunakan pada PDA.

o    Zimbra

Zimbra atau Zimbra Collaboration Suite (ZCS) merupakan collaboration suite full featured yang mendukung email dan group calendar. Software ini menggunakan web interface berbasis Ajax yang mendukung tool tips, drag and drop items, dan right click menu pada user interfacenya. Termasuk kemampuan searching dan date relations serta online document authoring

o    GroupOffice

GroupOffice merupakan groupware yang berbasis PHP dengan dua lisensi yang berbeda yaitu komersial dan open source. Online suite ini memiliki aplikasi office yang ada di dalam server utamanya sehingga aplikasi-aplikasi tersebut dapat diakses melalui web browser. Aplikasi tersebut adalah address book, calendar, e-mail, timesheet, notes, dan website content management modules. Untuk email sudah mendukung fitur IMAP dan POP3, calendar mendukung iCalendar import, sedang untuk profesionalnya disinkronisasi dengan PDA, mobile phone dan Microsoft Outlook.

o    Zarafa

Zarafa adalah collaborative software yang mampu menyimpan email pada server dan menggunakan mail client berbasis Ajax yang dinamakan Web-Access. Seluruh server komponen dan WebAccess dari Zarafa menggunakan lisensi AGPL. Sedangkan untuk fitur yang lebih advance hanya tersedia pada versi komersial

o    Collabtive

Collabtive adalah web based project management software yang menggunakan lisensi open source. Software ini menggunakan proprietary tools seperti Basecamp atau ActiveCollab. Collabtive sendiri ditulis menggunakan PHP5 dan menggunakan user interface berbasis Ajax. Selain itu juga mendukung hingga 30 bahasa berbeda dan terintegrasi dengan web services melalui XML API. Fungsi lain yang dimiliki adalah penggunaan To do list, Milestones, Calendar, Messaging/Instant Messaging, File Management, Role based user permissions, Timetracking, Tagging, Search, Reporting (berbentuk file Microsoft Excel dan PDF), Exporting ke berbagai bentuk file seperti ZIP, XML, RSS, iCal dan vCard), Importing from Basecamp XML dan Multilanguage.