Maksud rancangan dari collaborative software (groupware) adalah mengubah cara berbagi dokumen dan rich media untuk memungkinkan terjadinya kolaborasi tim yang lebih efektif. Kolaborasi hubungannya dengan teknologi informasi, terlihat memiliki beberapa definisi. Beberapa definisi diantaranya dapat dipertahankan maknanya namun definisi-definisi lainnya memiliki makna yang begitu luas sehingga kehilangan maknanya yang berarti. Memahami perbedaan pada interaksi manusia diperlukan untuk memastikan bahwa teknologi yang digunakan telah tepat memenuhi kebutuhan interaksi.
Kolaborasi membutuhkan beberapa individu yang bekerjasama secara terkoordinasi, menuju satu tujuan bersama. Penyelesaian tujuan tersebut adalah tujuan utama agar menjadikan tim bekerjasama. Perangkat lunak kolaboratif membantu memfasilitasi tim yang berorientasikan-tindakan bekerjasama melalui jarak geografis dengan menyediakan perkakas yang membantu komunikasi, kolaborasi dan proses penyelesaian masalah. Selain itu, perangkat lunak kolaboratif juga dapat mendukung fungsi manajeman proyek, seperti penugasan pekerjaan, mengatur tenggat waktu, dan kalendar bersama. Artifak, bukti yang nyata dari proses penyelesaian masalah, dan hasil akhir dari usaha kolaboratif, membutuhkan dokumentasi dan mungkin melibatkan pengarsipan rencana proyek, tenggat waktu dan produk yang dikirimkan
Groupware dan Tingkatan Kolaborasi
Groupware dapat dibagi menjadi tiga kategori tergantung pada tingkat kolaborasi
- Komunikasi dapat dianggap sebagai pertukaran informasi yang tidak terstruktur. Sebuah panggilan telepon atau diskusi chat IMadalah contohnya.
- Conferencing (atau tingkat kolaborasi)mengacu pada kerja interaktif menuju tujuan bersama. Brainstorming atau voting adalah contohnya.
- Koordinasi mengacu pada pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama. Sebuah metafora yang baik untuk memahami ini adalah memikirkan tentang suatu tim olahraga; setiap orang harus memberikan kontribusi permainan yang tepat pada waktu yang tepat serta menyesuaikan permainan mereka dengan situasi yang berlangsung - tetapi semua orang melakukan hal berbeda - agar tim menang . Itu adalah pekerjaan kompleks yang saling memiliki ketergantungan menuju tujuan bersama: manajemen kolaboratif.
Aplikasi Groupware
Kolaborasi
berdasarkan tempat
Groupware dapat
menggabungkan pengguna yang lokasinya berjauhan, misalnya dengan adanya video
conference, meeting room, chatting ataupun messanger. Groupware jenis ini lebih
banyak berbasis web, agar dapat diakses secara bersamaan di lokasi yang
berjauhan.
Kolaborasi
berdasarkan waktu
Groupware dapat
dijalankan di waktu yang berbeda misalnya dengan email, forum diskusi, share
editing. Tampilan harus dapat dilihat oleh setiap pengguna lengkap dengan
penunjuk waktu kapan terakhir pengguna menggunakan aplikasi tersebut.
Contoh
aplikasi groupware terdiri atas:
1 Komunikasi media Komputer
a. email
b. Instan messangers
c. sms
2. Konferensi dan komunikasi video
3. Meeting dan sistem pendukung keputusan
a. Argumentation
tools
b. Meeting rooms
c. Shared work surfaces
4. Aplikasi dan artefak Saling berbagi
1. Shared editors
2. Shared Diaries
3. Shared PCs &
Shared Windows
Email
Email merupakan
groupware tersukses yang ada. Email termasuk jenis komunikasi yang asynchronous
(berbeda waktu) dan remote (berbeda tempat). Komponennya terdiri dari alamat
tujuan (To), salinan (Cc) juga disertai dengan penanda waktu kirim.
Mekanisme pengiriman
e-mail membutuhkan delay dalam pengirimannya dan masalah ini tidak dapat
diperkirakan dan sangat tergantung pada tingkat penggunaan komputer yang
digunakan sebagai relay suatuy pesan. Dalam suatu e-mail yang sederhana
terdapat hanya satu penerima. Banyak sistem e-mail yang mengijinkan dapat
diterima oleh banyak penerima dengan menuliskan (Cc: ) dalam e-mail yang
dikirimkannya menjadi suatu group. Group ini berisi daftar distribusi yang
berisi nama group dari sekelompok user yang sering mengirim e-mail.
Dalam sistem ini
pesan yang dikirimkan dialamatkan ke dalam suatu bulletin board atau newsgroup.
Dalam pengirimannya dari suatu lokasi membutuhkan waktu pengiriman dalam ukuran
menit atau hari, sedangkan e-mail yang berbasiskan LAN dalam satu lokasi hanya
membutuhkan beberapa detik.
Instant
Messanger
Instant messenger
seperti yahoo messenger merupakan suatu fasilitas untuk mengirim pesan berbasis
internet yang mendapat umpan balik secara langsung, selain itu juga bisa
berkirim file, suara dan video dengan adanya fasilitas web camera.
Layanan
pesan singkat (sms)
Layanan pengiriman
pesan yang dibatasi 160 karakter. Dengan layanan 3G, bisa disertai komunikasi
face to face.
Konferensi
dan Komunikasi video
Untuk berkomunikasi
di antara beberapa orang yang terpisah secara lokasi memerlukan biaya yang
tidak sedikit serta waktu tempuh yang tidak singkat. Untuk memenuhi kendala
tempat, waktu dan biaya tersebut diatasi dengan teknologi video konferensi yang
berbasis teknologi satelit. Masing-masing lokasi dalam sebuah sistem video
konferensi membutuhkan sarana untuk mengirim dan menerima video yang dikirim
melalui satelit.
Konferensi video
bukanlah pengganti komunikasi face to face karena memiliki kekurangan antara
lain timbal balik dan kontak mata yang kurang. Solusi untuk mengatasi kurangnya
kontak mata dengan adanya video tunnel.
Argumentation
Tools
Komunikasi ini
berbentuk dua arah dan melihat kontribusi masing-masing. Hal ini dilakukan
untuk mengkomunikasikan alasan pengambilan keputusan di antara perancang
Meeting
Room
Suatu ruang pertemuan
yang dirancang menggunakan peralatan komputer untuk pertemuan tatap mata.
Rancangan ruang ini dapat berbentuk U atau C yang diatur mengelilingi layar
monitor dan masing-masing peserta mempunyai masing-masing monitor. Sistem ini
mendukung beberapa bentuk pekrjaan seperti penggunaan terminal secara pribadi
dan sub group pada kegiatan teleconferencing atau email.
Sistem ini beroperasi
dengan mode dimana semua layar peserta dan layar pada terminal pusat mempunyai
tampilan yang sama. Hal ini dikenal dengan istilah WYSIWIS (what you see is
what I see). Masalah pada sistem ini adalah jika beberapa peserta memutuskan
untuk menulis pada waktu yang bersamaan.
Shared
work surfaces
Merupakan suatu
sistem yang menggunakan efek whiteboard, yakni suatu sistem yang mengatur para
peserta menulis dengan tangan secara langsung ke layar besar. Tulisan ini akan
dibuat film dengan kamera atau di capture secara digital dengan menggunakan
layar yang sensitive.Tampilan tulisan satu peserta akan ditampilkan ke peserta
yang lain. Variasi yang lain dari shared work surface ini adalah dengan membuat
peserta menulis pada suatu kertas pada masing-masing desktop dan dibuat filmnya
dari arah atas. Gambar dari masingmasing peserta akan digabungkan dan
ditampilkan pada masing-masing layar di area kerja peserta.
Shared
Editor
Editor ini dapat
berbentuk text maupun grafik yang bekerja sama. Bentuk software yang digunakan
dalam meeting room dapat berbentuk shared editor tetapi digunakan untuk
kerjasama pada dokumen yang normal. Dengan membuat PC dan windows bekerjasama
maka user mengharapkan mempunyai maksud yang sama dalam suatu komunikasi,
dimana hal ini dapat juga dilaksanakan pada komunikasi secara face to face
(co-located), saluran audio dan video atau sekurangnya pada komunikasi secara
tekstual.
Shared
Diary
Ide dari sistem ini
adalah sederhana yakni setiap orang menggunakan shared electronic diary, hal
ini berlaku sama jika menggunakan personal komputer dan pocket organizers. Jika
ada seseorang ingin membuat pengaturan pertemuan maka sistem akan mencari
diaries semua orang untuk menemukan waktu yang kosong
Shared
PCs & Windows
Sistem ini difokuskan
pada pekerjaan yang dilakukan secara bersama-sama. Ide sistem ini adalah
membuat beberapa komputer seolah-olah menjadi satu kesatuan. Apapun yang
ditulis akan terlihat pada setiap terminal. Hal ini mirip pada meeting room
tetapi tidak terdapat layer besar.
Sistem ini mempunyai
dua kegunaan yakni ada :
1. Dokumen yang
sedang dalam proses, contoh jika peserta sedang menggunakan program spreadsheet
secara bersama untuk memecahkan persoalan keuangan.
2. Untuk technical
support, contoh jika kita sedang mengalami kesulitan pada suatu aplikasi
kemudian menelepon local technical guru yang akan terhubung dengan komputer
kita.
Implementasi
Synchronous Groupware
1.
Feedback and network delays
Suatu pesan ketika
dikirimdalam suatu jaringan maka tidak dapat secara langsung diterima oleh
komunikan di tempat lain karena ada jeda yang terjadi pada jaringan. Lama waktu
yang terjadi sesuai dengan jenis jaringan yang digunakan, bahkan bila terjadi
request time out (RTO) kemungkinan besar pesan tidak sampai ke penerima.
2.
Architectures for groupware
Terdapat dua
alternative arsitektur untuk groupware yakni centralized (client-server
architecture) dan replicated dengan beberapa variasi dari kedua bentuk tadi.
3.
Feedthrough and network traffic
Telah didiskusikan
bahwa feedback bagi user sangat diperlukan untuk mengetahui tindakan yang telah
dilakukan. Hal ini sangat penting juga dilakukan adalah mengetahui feedthrough
yang merefleksikan tindakan seorang user pada screen user yang lain. Sehingga
dapat mengurangi trafik suatu jaringan.
4.
Robustness dan Skalability
Robust artinya bahwa
server seharusnya dapat mempertahankan klien yang tabrakan atau dengan kata
lain kerusakan pada klien seharusnya tidak menyebabkan server menjadi hang.
Bahkan server tidak boleh menunggu respon dari klien.
Reconfigure artinya
bahwa server harus bisa mendeteksi kesalahan yang terjadi dan menkonfigurasi
ulang atas keseluruhan sistem. Konfigurasi ulang meliputi set ulang dari struktur
data internal dan menginformasikan partisipan lain bahwa partisipan yang lain
tidak ada berikut alasannya.
Resynchronise artinya
bahwa server harus bisa mengirimkan informasi yang cukup untuk dikirimkan ke
clien yang sedang mengalami recover dari kesalahan.
1 Alan Dix, “Human
Computer Interaction”, Prentice Hall Europe, 1993 p. 423
Contoh Groupware :
Contoh Groupware :
o HORDE
Horde adalah web application framework
yang berbasiskan PHP. Banyak aplikasi yang ditawarkan diantaranya Horde IMP
email client, groupware (didalamnya terdapat fungsi calendar, notes, tasks, dan
file manager), wiki, serta time and task tracking software. Dalam Horde
terdapat Horde E-mail Platform yang didalamnya memiliki fitur IMP (e-mail
client berbasis web), Ingo (e-mail filter rules manager), dan Sork kumpulan
dari empat Horde modules (accounts, forwards, password, dan vacation) dimana
keempat modul ini dikolaborasikan menjadi berbagai macam fungsi account
management.
o Simple Groupware
Software yang satu ini merupakan paket
groupware yang ditulis dalam bahasa PHP, menggunakan database MySQL versi 4 ke
atas. Simple Groupware berisikan calendar system, e-mail client, inventory
system dan lainnya. Simple Groupware memiliki module untuk mengatur calendar,
contact, task, project, dan equipment inventories. Sedangkan eksternal data
bisa diintegrasikan menggunakan IMAP, RSS, iCal, vCard, CSV, atau XML files.
Firefox bookmark bisa didukung pada groupware ini dan datanya bisa diimpor
dalam bentuk format file CSV, XML, HTML, RSS, dan iCal
o Feng Office
Feng Office Community Edition tadinya
diberi nama OpenGoo adalah sebuah online office suite software package
yang berlisensi opensource yang dikembangkan oleh komunitas Feng Office dan
OpenGoo. Fitur yang dimiliki juga sama dengan online office suite
software package yang lain seperti Google Apps, Microsoft Office Live, Zimbra,
dan Zoho. Aplikasi ini bisa didownload dan diinstal di server.
o SOGO
Software yang berbasis open source ini
dulunya bernama Scalable OpenGroupware.org, merupakan collaborative software
atau groupware server yang digunakan untuk multiple clients. Software ini
kebanyakan ditulis dalam bahasa C, PostgreSQL, dan Apache. SOGo memiliki
perbedaan dengan groupware lainnya yang tidak hanya merupakan penggabungan dari
berbagai macam aplikasi, namun juga fokus untuk menyediakan platform untuk
solusi groupware yang menggunakan protokol standar dan XM yang berbasiskan API.
Client yang didukung adalah Kontact dan Novell Evolution melalui GroupDAV.
o Tine 2.0
Tine 2.0 adalah business software
package dengan tipe lisensi open source. Aplikasi ini masuk ke dalam kategori
groupware dan Customer Relationship Management (CRM). Aplikasi ini merupakan
platform yang independen dan diimplementasikan sebagai Service Oriented
Architecture (SOA) yang terdiri dari dua bagian penting yaitu komponen server
yang digunakan untuk master data source, ditulis dengan menggunakan PHP, dan
menggunakan database SQL sebagai central data storage. Untuk komponen Client
yang digunakan sebagai graphical user interface (GUI) yang ditulis dalam
Javascript dan dijalankan menggunakan web browser.
o E-GroupWare
E-GroupWare merupakan salah satu
software berbasis open source groupware yang diperuntukkan bagi perusahaan
berskala menengah hingga enterprise. Kegunaan utamanya adalah untuk mengatur
contacts, appointments, projects, dan to do list. Software ini bisa digunakan
melalui native web interface, menggunakan access platform independent, atau
menggunakan groupware clients yang didukung antara lain Kontact, Novell
Evolution, Microsoft Outlook, selain itu juga digunakan pada PDA.
o Zimbra
Zimbra atau Zimbra Collaboration Suite
(ZCS) merupakan collaboration suite full featured yang mendukung email dan
group calendar. Software ini menggunakan web interface berbasis Ajax yang
mendukung tool tips, drag and drop items, dan right click menu pada user
interfacenya. Termasuk kemampuan searching dan date relations serta online
document authoring
o GroupOffice
GroupOffice merupakan groupware yang
berbasis PHP dengan dua lisensi yang berbeda yaitu komersial dan open source.
Online suite ini memiliki aplikasi office yang ada di dalam server utamanya
sehingga aplikasi-aplikasi tersebut dapat diakses melalui web browser. Aplikasi
tersebut adalah address book, calendar, e-mail, timesheet, notes, dan website
content management modules. Untuk email sudah mendukung fitur IMAP dan POP3,
calendar mendukung iCalendar import, sedang untuk profesionalnya disinkronisasi
dengan PDA, mobile phone dan Microsoft Outlook.
o Zarafa
Zarafa adalah collaborative software
yang mampu menyimpan email pada server dan menggunakan mail client berbasis
Ajax yang dinamakan Web-Access. Seluruh server komponen dan WebAccess dari
Zarafa menggunakan lisensi AGPL. Sedangkan untuk fitur yang lebih advance hanya
tersedia pada versi komersial
o Collabtive
Collabtive adalah web based project
management software yang menggunakan lisensi open source. Software ini
menggunakan proprietary tools seperti Basecamp atau ActiveCollab. Collabtive
sendiri ditulis menggunakan PHP5 dan menggunakan user interface berbasis Ajax.
Selain itu juga mendukung hingga 30 bahasa berbeda dan terintegrasi dengan web
services melalui XML API. Fungsi lain yang dimiliki adalah penggunaan To do
list, Milestones, Calendar, Messaging/Instant Messaging, File Management, Role
based user permissions, Timetracking, Tagging, Search, Reporting (berbentuk
file Microsoft Excel dan PDF), Exporting ke berbagai bentuk file seperti ZIP,
XML, RSS, iCal dan vCard), Importing from Basecamp XML dan Multilanguage.
